Wann ist der richtige Zeitpunkt zum Anfragen?
Kurze Antwort: jetzt. Weihnachtsfeiern fallen auf wenige Wochen im Jahr, und wer im Oktober anfängt zu suchen, hat oft schon ein Problem. Gute Anbieter für Kinderbetreuung sind im November und Dezember an den meisten Wochenenden ausgebucht.
Wir bekommen die meisten Anfragen ab September. Aber die Kunden, die ihren Wunschtermin sicher haben wollen, fragen im Sommer an. Klingt übertrieben, ist es aber nicht – besonders bei Samstagen im Dezember.
Faustregel: Je mehr Kinder, desto früher anfragen. Ab 15 Kindern mindestens 3 Monate Vorlauf einplanen.
Location: Was braucht ihr für den Kinderbereich?
Ihr braucht keinen eigenen Raum – aber ein abgegrenzter Bereich hilft. Das kann ein Nebenraum sein, eine Ecke in der Halle, oder bei mildem Wetter ein überdachter Außenbereich. Worauf es ankommt:
- Genug Platz für Tische (Basteln, Schminken) und eine Bewegungszone
- Stromanschluss (für Lichterketten, Popcornmaschine, ggf. Leinwand)
- Nicht direkt neben der Musikanlage – sonst funktioniert die Ruhezone nicht
Wir schauen uns die Location auf Wunsch vorher an und sagen euch, was funktioniert und was nicht.
Wie viele Betreuer braucht ihr?
Das hängt von der Kinderzahl und dem Alter ab:
- Bis 10 Kinder: 1–2 Betreuer
- 10–20 Kinder: 2–3 Betreuer
- 20–30 Kinder: 3–4 Betreuer
- Über 30: Individuell geplant
Wenn viele Kleinkinder (unter 3) dabei sind, braucht es mehr Personal, weil die intensivere Betreuung brauchen. Schulkinder ab 6 können sich auch mal 20 Minuten selbständig an einer Station beschäftigen.
Zeitrahmen: Wie lange sollte die Betreuung laufen?
Mindestens 2–3 Stunden, damit die Kinder alle Stationen in Ruhe ausprobieren können. Bei Abendveranstaltungen planen viele Kunden 4–6 Stunden inklusive Schlafwache.
Ein typischer Ablauf
- 16:00 Uhr: Aufbau – wir sind vor den Gästen da
- 17:00 Uhr: Offene Animation – Basteln, Schminken, XXL-Spiele
- 18:30 Uhr: Essensbegleitung
- 19:30 Uhr: Kinoabend oder Kinderdisko
- 21:00 Uhr: Schlafwache (bei Bedarf)
Die fünf häufigsten Fehler
1. Zu spät anfragen. Dezember-Samstage sind ab Oktober oft vergeben.
2. Kinderzahl unterschätzen. Fragt bei der Einladung ab, wer Kinder mitbringt und wie alt sie sind. Die Antworten kommen oft spät – plant Puffer ein.
3. Keinen eigenen Bereich einplanen. Kinder brauchen ihren Raum. Zwischen den Erwachsenentischen funktioniert keine Kinderanimation.
4. An der Betreuungsdauer sparen. Zwei Stunden klingen nach viel, aber wenn die Feier bis 23 Uhr geht und die Betreuung um 19 Uhr aufhört, stehen die Eltern ab dann wieder alleine da.
5. Kein Essen für die Kinder einplanen. Kinder essen anders und früher als Erwachsene. Klärt mit dem Catering, ob es ein Kinderbuffet oder eine frühere Essensrunde geben kann.
Checkliste: Weihnachtsfeier mit Kindern
- Kinderbetreuung frühzeitig anfragen (Sommer ist nicht zu früh)
- Kinderzahl und Altersverteilung abfragen
- Bereich für Kinder in der Location reservieren
- Zeitrahmen festlegen (inkl. Schlafwache?)
- Kinderessen mit Catering absprechen
- Programm mit Betreuungsteam abstimmen
- Deko-Wünsche oder Firmenbezug besprechen
- Am Tag selber: Eltern informieren wo der Kinderbereich ist
Ihr plant gerade eine Weihnachtsfeier und wollt die Kinder mit einplanen? Schreibt uns Datum, Ort und ungefähre Kinderzahl – wir melden uns mit einem Vorschlag.